Rozpoczęcie
pracy nad organizacją czasu warto rozpocząć od zastanowienia się, w których
momentach umyka go nam najwięcej. Jakie są pożeracze czasu, które przeszkadzają
nam w efektywnym i bezstresowym funkcjonowaniu? Często, jako naczelne przykłady
pochłaniaczy energii podaje się telewizję i
Internet, w tym szczególnie media społecznościowe.
Na
pewno tkwi w tym ziarno prawdy, ale spójrzmy na temat nieco szerzej. Istnieje
wiele nawyków, które utrudniają sprawne zarządzanie czasem. Jednym słowem - są
rzeczy, na które po prostu szkoda cennych godzin i energii. Może to być na
przykład brak ustalenia priorytetów. Chcemy złapać wszystkie sroki za ogon,
zamiast skupiać się na najważniejszych zadaniach.
Bywa
też, że dążąc do zadowolenia wszystkich wokół, nie nadążamy z realizacją
własnych potrzeb. Niekiedy pragniemy sami ogarnąć całą pracę do wykonania i
unikamy delegowania zadań. Potem zwyczajnie brakuje nam energii.
Zastanawiającym
się nad tym, gdzie umykają cenne zasoby czasowe, warto odnieść się do znanej
zasady Pareto, która mówi, że 20% ma przełożenie na 80% rezultatów i na odwrót.
Co prawda sformułowanie to ma swoje źródła w obserwacjach ekonomicznych,
ale równie dobrze sprawdza się w życiu codziennym. Weźmy na przykład naszą
szafę. Zwykle jest tak, że na co dzień nosimy jedynie część z całego stosu
ubrań, który piętrzy się w naszej szafie.
Z
innej beczki – po streszczeniu tekstu, które stanowi objętościowo jedynie mały
ułamek całości, możemy się dowiedzieć większości informacji. Jeśli znamy tylko
część słownictwa, dzięki dedukcji jesteśmy w stanie odczytać większość treści w
danym języku. To jedynie kilka sytuacji, w których zasada Pareto znajduje swoje zastosowanie.
Jeśli zatem chcemy, by nasze działania przynosiły pożądane efekty, dobrze jest
wybrać najbardziej skuteczne i potrzebne z nich i na nich właśnie skupić swoją
uwagę.
Dzięki
temu z pewnością usprawnimy naszą organizację czasu. Weźmy na warsztat
chociażby tak prozaiczną czynność, jak zakupy. Gdy ustalimy, że kluczową
kwestią jest nie tyle sama wizyta w markecie, co przyłożenie się do zrobienia
listy rzeczy do kupienia, zauważymy, że tracimy mniej czasu i nerwów na sklepowe dylematy.
Kiedy
jesteśmy zdenerwowani i zmęczeni chaosem, jaki panuje w naszym
funkcjonowaniu powinniśmy sięgnąć po jedno z najbardziej sprawdzonych narzędzi
zarządzania czasem, jakim jest planowanie. Chociaż mogłoby się wydawać, że
tworzenie list zadań ogranicza
naszą spontaniczność i wolność, nic bardziej mylnego.
Dzięki
zastanawianiu się nad tym, jak zaplanować dzień w najlepszy sposób, zyskujemy
kontrolę nad własnym czasem. W rezultacie jesteśmy w stanie sprawnie wykonać
wszystkie konieczne czynności i zyskać nadwyżkę czasu do zagospodarowania na
relaks, czy pasje. Ponieważ każdy z nas prowadzi odmienny tryb życia, warto
samemu wypracować odpowiadającą nam metodę planowania. Pomoże nam w tym dobór
najwygodniejszego organizera.
W tej roli sprawdzi się za równo tradycyjny kalendarz, jak i wirtualny
planer.
Istnieje
wiele aplikacji ułatwiających tworzenie listy zadań i usprawniających organizację
czasu. Najważniejsze jest jednak nastawienie na regularność i zaangażowanie w
proces planowania. Nawet jeśli z początku nie uda nam się realizować agendy na
tyle, na ile sobie założymy, nie poddawajmy się. Zarządzanie czasem wiąże się z
cierpliwą pracą nad nawykami. Dlatego nie rezygnujmy, a raczej próbujmy stale
usprawniać nasz system.
Wciąż
nieprzekonani do idei precyzyjnej organizacji czasu? Nie od razu trzeba zacząć
chodzić jak w zegarku. Systematyczne planowanie
można wprowadzić w wersji delikatnej i mało inwazyjnej. Po pierwsze, wybierzmy
optymalny okres, jaki będziemy rozplanowywać. Może to być zarówno dzień,
tydzień albo nawet miesiąc.
W
zależności od naszych potrzeb, rozkład zadań będzie się różnił szczegółowością
i elastycznością. Możemy przyjąć strategię zapisywania jedynie
najistotniejszych rzeczy, a pozostałym czasem zarządzać intuicyjnie. Jeśli mamy
sporo na głowie, przyda nam się bardziej rozbudowany kalendarz,
w którym uwzględnimy priorytety. Dobrym pomysłem jest wykorzystanie kolorowych
oznaczeń. Na przykład najważniejsze sprawy podkreślamy na czerwono, mniej
istotne na żółto, a luźniejsze na zielono.
Jedno
jest pewne - nie warto wypychać naszej listy zadań do granic możliwości. Co za
dużo, to niezdrowo. Im więcej do zrobienia, tym większe ryzyko, że się nie uda
lub będziemy przeciążeni, a przecież nie taki jest cel zarządzania czasem.