Poszukujemy straconych chwil, czyli o dobrej organizacji czasu

Niekiedy trudno oprzeć się wrażeniu, że czas rzeczywiście przepływa nam przez palce. W natłoku codziennych obowiązków zawodowych i domowych, nie mamy ani chwili do stracenia. Kiedy w tym wszystkim wyszarpać chwilę dla siebie i złapać oddech? Kluczem do zachowania równowagi jest właściwe zarządzanie czasem.

Podstępne pożeracze czasu

Rozpoczęcie pracy nad organizacją czasu warto rozpocząć od zastanowienia się, w których momentach umyka go nam najwięcej. Jakie są pożeracze czasu, które przeszkadzają nam w efektywnym i bezstresowym funkcjonowaniu? Często, jako naczelne przykłady pochłaniaczy energii podaje się telewizję i Internet, w tym szczególnie media społecznościowe.

Na pewno tkwi w tym ziarno prawdy, ale spójrzmy na temat nieco szerzej. Istnieje wiele nawyków, które utrudniają sprawne zarządzanie czasem. Jednym słowem - są rzeczy, na które po prostu szkoda cennych godzin i energii. Może to być na przykład brak ustalenia priorytetów. Chcemy złapać wszystkie sroki za ogon, zamiast skupiać się na najważniejszych zadaniach.

Bywa też, że dążąc do zadowolenia wszystkich wokół, nie nadążamy z realizacją własnych potrzeb. Niekiedy pragniemy sami ogarnąć całą pracę do wykonania i unikamy delegowania zadań. Potem zwyczajnie brakuje nam energii.

Złota zasada Pareto

Zastanawiającym się nad tym, gdzie umykają cenne zasoby czasowe, warto odnieść się do znanej zasady Pareto, która mówi, że 20% ma przełożenie na 80% rezultatów i na odwrót. Co prawda sformułowanie to ma swoje źródła w obserwacjach ekonomicznych, ale równie dobrze sprawdza się w życiu codziennym. Weźmy na przykład naszą szafę. Zwykle jest tak, że na co dzień nosimy jedynie część z całego stosu ubrań, który piętrzy się w naszej szafie.

Z innej beczki – po streszczeniu tekstu, które stanowi objętościowo jedynie mały ułamek całości, możemy się dowiedzieć większości informacji. Jeśli znamy tylko część słownictwa, dzięki dedukcji jesteśmy w stanie odczytać większość treści w danym języku. To jedynie kilka sytuacji, w których zasada Pareto znajduje swoje zastosowanie. Jeśli zatem chcemy, by nasze działania przynosiły pożądane efekty, dobrze jest wybrać najbardziej skuteczne i potrzebne z nich i na nich właśnie skupić swoją uwagę.

Dzięki temu z pewnością usprawnimy naszą organizację czasu. Weźmy na warsztat chociażby tak prozaiczną czynność, jak zakupy. Gdy ustalimy, że kluczową kwestią jest nie tyle sama wizyta w markecie, co przyłożenie się do zrobienia listy rzeczy do kupienia, zauważymy, że tracimy mniej czasu i nerwów na sklepowe dylematy.

Jak zaplanować dzień

Kiedy jesteśmy zdenerwowani i zmęczeni chaosem, jaki panuje w naszym funkcjonowaniu powinniśmy sięgnąć po jedno z najbardziej sprawdzonych narzędzi zarządzania czasem, jakim jest planowanie. Chociaż mogłoby się wydawać, że tworzenie list zadań ogranicza naszą spontaniczność i wolność, nic bardziej mylnego.

Dzięki zastanawianiu się nad tym, jak zaplanować dzień w najlepszy sposób, zyskujemy kontrolę nad własnym czasem. W rezultacie jesteśmy w stanie sprawnie wykonać wszystkie konieczne czynności i zyskać nadwyżkę czasu do zagospodarowania na relaks, czy pasje. Ponieważ każdy z nas prowadzi odmienny tryb życia, warto samemu wypracować odpowiadającą nam metodę planowania. Pomoże nam w tym dobór najwygodniejszego organizera. W tej roli sprawdzi się za równo tradycyjny kalendarz, jak i wirtualny planer.

Istnieje wiele aplikacji ułatwiających tworzenie listy zadań i usprawniających organizację czasu. Najważniejsze jest jednak nastawienie na regularność i zaangażowanie w proces planowania. Nawet jeśli z początku nie uda nam się realizować agendy na tyle, na ile sobie założymy, nie poddawajmy się. Zarządzanie czasem wiąże się z cierpliwą pracą nad nawykami. Dlatego nie rezygnujmy, a raczej próbujmy stale usprawniać nasz system.

Planowanie bez wariacji

Wciąż nieprzekonani do idei precyzyjnej organizacji czasu? Nie od razu trzeba zacząć chodzić jak w zegarku. Systematyczne planowanie można wprowadzić w wersji delikatnej i mało inwazyjnej. Po pierwsze, wybierzmy optymalny okres, jaki będziemy rozplanowywać. Może to być zarówno dzień, tydzień albo nawet miesiąc.

W zależności od naszych potrzeb, rozkład zadań będzie się różnił szczegółowością i elastycznością. Możemy przyjąć strategię zapisywania jedynie najistotniejszych rzeczy, a pozostałym czasem zarządzać intuicyjnie. Jeśli mamy sporo na głowie, przyda nam się bardziej rozbudowany kalendarz, w którym uwzględnimy priorytety. Dobrym pomysłem jest wykorzystanie kolorowych oznaczeń. Na przykład najważniejsze sprawy podkreślamy na czerwono, mniej istotne na żółto, a luźniejsze na zielono.

Jedno jest pewne - nie warto wypychać naszej listy zadań do granic możliwości. Co za dużo, to niezdrowo. Im więcej do zrobienia, tym większe ryzyko, że się nie uda lub będziemy przeciążeni, a przecież nie taki jest cel zarządzania czasem.

Katarzyna Kindlik

Ktoś o szalenie popularnym imieniu, za to nazwisku nietuzinkowym i chętnie przekręcanym. Absolutnie kręcą ją dwie rzeczy: kino i literatura, co może i brzmi banalnie, ale wierzy, że jest furtką do nieskończonych możliwości. Największą frajdę sprawia jej wszelkiej maści pisanie: od głupich wierszyków po filozofowanie. Ma w sobie odkrywcę, który ciągle popycha ją ku poszukiwaniom nowych inspiracji. Także w ludziach, których chętnie poznaje, obserwuje i podejmuje, niekiedy mordercze, wyzwanie ich zrozumienia.