Poszukujemy straconych chwil, czyli o dobrej organizacji czasu 

Podstępne pożeracze czasu

Złota zasada Pareto

Zastanawiającym się nad tym, gdzie umykają cenne zasoby czasowe, warto odnieść się do znanej zasady Pareto, która mówi, że 20% ma przełożenie na 80% rezultatów i na odwrót. Co prawda  sformułowanie to ma swoje źródła w obserwacjach ekonomicznych, ale równie dobrze sprawdza się w życiu codziennym. Weźmy na przykład naszą szafę. Zwykle jest tak, że na co dzień nosimy jedynie część z całego stosu ubrań, który piętrzy się w naszej szafie.

Z innej beczki – po streszczeniu tekstu, które stanowi objętościowo jedynie mały ułamek całości, możemy się dowiedzieć większości informacji. Jeśli znamy tylko część słownictwa, dzięki dedukcji jesteśmy w stanie odczytać większość treści w danym języku. To jedynie kilka sytuacji, w których zasada Pareto znajduje swoje zastosowanie. Jeśli zatem chcemy, by nasze działania przynosiły pożądane efekty, dobrze jest wybrać najbardziej skuteczne i potrzebne z nich i na nich właśnie skupić swoją uwagę.

Dzięki temu z pewnością usprawnimy naszą organizację czasu. Weźmy na warsztat chociażby tak prozaiczną czynność, jak zakupy. Gdy ustalimy, że kluczową kwestią jest nie tyle sama wizyta w markecie, co przyłożenie się do zrobienia listy rzeczy do kupienia, zauważymy, że tracimy mniej czasu i nerwów na sklepowe dylematy.

Jak zaplanować dzień

Kiedy jesteśmy  zdenerwowani  i zmęczeni chaosem, jaki panuje w naszym funkcjonowaniu powinniśmy sięgnąć po jedno z najbardziej sprawdzonych narzędzi zarządzania czasem, jakim jest planowanie. Chociaż mogłoby się wydawać, że tworzenie list zadań ogranicza naszą spontaniczność i wolność, nic bardziej mylnego.

Dzięki zastanawianiu się nad tym, jak zaplanować dzień w najlepszy sposób, zyskujemy kontrolę nad własnym czasem. W rezultacie jesteśmy w stanie sprawnie wykonać wszystkie konieczne czynności i zyskać nadwyżkę czasu do zagospodarowania na relaks, czy pasje. Ponieważ każdy z nas prowadzi odmienny tryb życia, warto samemu wypracować odpowiadającą nam metodę planowania. Pomoże nam w tym dobór najwygodniejszego organizera. W tej roli sprawdzi się za równo tradycyjny kalendarz, jak i wirtualny planer.

Istnieje wiele aplikacji ułatwiających tworzenie listy zadań i usprawniających organizację czasu. Najważniejsze jest jednak nastawienie na regularność i zaangażowanie w proces planowania. Nawet jeśli z początku nie uda nam się realizować agendy na tyle, na ile sobie założymy, nie poddawajmy się. Zarządzanie czasem wiąże się z cierpliwą pracą nad nawykami. Dlatego nie rezygnujmy, a raczej próbujmy stale usprawniać nasz system.

Planowanie bez wariacji

Wciąż nieprzekonani do idei precyzyjnej organizacji czasu? Nie od razu trzeba zacząć chodzić jak w zegarku. Systematyczne planowanie można wprowadzić w wersji delikatnej i mało inwazyjnej. Po pierwsze, wybierzmy optymalny okres, jaki będziemy rozplanowywać. Może to być zarówno dzień, tydzień albo nawet miesiąc.

W zależności od naszych potrzeb, rozkład zadań będzie się różnił szczegółowością i elastycznością. Możemy przyjąć strategię zapisywania jedynie najistotniejszych rzeczy, a pozostałym czasem zarządzać intuicyjnie. Jeśli mamy sporo na głowie, przyda nam się bardziej rozbudowany kalendarz, w którym uwzględnimy priorytety. Dobrym pomysłem jest wykorzystanie kolorowych oznaczeń. Na przykład najważniejsze sprawy podkreślamy na czerwono, mniej istotne na żółto, a luźniejsze na zielono.

Jedno jest pewne - nie warto wypychać naszej listy zadań do granic możliwości. Co za dużo, to niezdrowo. Im więcej do zrobienia, tym większe ryzyko, że się nie uda lub będziemy przeciążeni, a przecież nie taki jest cel zarządzania czasem.