Data modyfikacji: Środa, 04.10.2023

Jak uporządkować i archiwizować dokumenty?

Czas to pieniądz, więc nie trać go na szukanie dokumentów. Dobrze zorganizowane biuro jest jednym z głównych filarów prawidłowego funkcjonowania firmy. Zastanawiasz się, jak archiwizować dokumenty? Zobacz sprawdzone sposoby na uporządkowanie i archiwizację dokumentów.

Jak archiwizować dokumenty?

Nic tak nie przeszkadza w pracy biurowej jak nieporządek w dokumentacji. Często płynna realizacja zamówienia jest niemożliwa tylko dlatego, że nie wiadomo, gdzie szukać faktury wystawionej pół roku temu. A może pomógłby telefon do innego dostawcy? Mieliśmy przecież jego wizytówkę z numerem telefonu. Sięgnąć po nią, a sprawa nabierze tempa. Tak. Gdybyśmy tylko wiedzieli, gdzie ta wizytówka jest… Zastanawiasz się, jak najlepiej uporządkować i archiwizować dokumenty? Spójrz na naszą listę. Na pewno wybierzesz coś dla siebie. Twoja firma lub domowe biuro na pewno na tym skorzystają.

Jak uporządkować i segregować dokumenty – kolorowe segregatory

Lepiej od razu odłożyć coś na miejsce, niż tworzyć bałagan. Segregatory pozwalają porządkować dokumentację już chwilę po jej utworzeniu. Jeśli tylko są odpowiednio opisane i wyposażone w środku, świetnie spełniają swoją funkcję. Już sam wygląd segregatora ma znaczenie. Różne kolory pozwalają szybko orientować się, po który obszar sięgnąć. Przychody? Rozchody? Potwierdzenia nadania przesyłek? Księgowość niech będzie zawsze niebieska, logistyka zawsze zielona. Przyporządkowanie kolor do konkretnego obszaru działalności ułatwia poruszanie się wśród segregatorów. Od razu wiesz, gdzie szukać. A gdy już podejdziesz po właściwy kolor, etykieta na grzbiecie poinformuje cię, co konkretnie znajduje się w środku.

W grzbiecie segregatora często znajduje się okrągły otwór. To uchwyt na palec ułatwiający wysuwanie go z półki pełnej segregatorów. Wybierz taki model, jeśli to właśnie segregatory będą bazą klasycznego archiwum twojej firmy.

Jakie akcesoria w środku segregatora?

Dokumenty można porządkować w samym segregatorze. Dzięki kolejnym sorterom otrzymują one bardzo konkretne miejsce. Grupuj papiery w mniejsze jednostki i zyskaj jeszcze więcej czasu. Szybko okaże się, że w biurze lub jego sekretariacie wszystko działa jak w szwajcarskim zegarku. Frustracja z powodu nieporządku? Nie, tego w naszej firmie od dawna nie praktykujemy.

Koszulki na dokumentację

Przezroczyste lub kolorowe. Grupuj informacje według spraw. Włóż do koszulki wszystko, co dotyczy konkretnego tematu, a jest czasem niewymiarowe, niestandardowe. A więc umowa w klasycznym formacie A4, ale oprócz tego paragony, potwierdzenia, zdjęcia. Gdy wszystko znajduje się w jednym miejscu, sięgasz potem po konkretny temat, a nie po jego część.

Przekładki – plastikowe lub tekturowe

Zastosowanie przekładek jest bardzo proste – rozdzielić pliki papierów. Najczęściej w zestawie znajduje się karta informacyjno-opisowa, dzięki której potem sprawnie poruszasz się pomiędzy przekładkami. Tu także pomagają nam różne barwy. Jesteś wzrokowcem? Zapewne lepiej zapamiętasz, do jakiej tematyki odnosi cię określony kolor.

Skoroszyt

To kolejna możliwość, aby porządkować dokumentację w obrębie segregatora. Skoroszyt to osobny sorter, do którego wepniesz dokumenty lub koszulki. Dzięki paskowi z perforacją umieścisz go potem w segregatorze. Skoroszyt pomaga grupować konkretne tematy. Wpinamy w niego całą dokumentację z określonego obszaru działania – gdy w przyszłości trzeba sobie będzie przypomnieć szczegóły, nic nie umknie naszej uwadze.

Jak archiwizować dokumenty w szufladzie?

Nie decydujesz się na segregatory? Jesteś na samym początku drogi do wielkich pieniędzy, a archiwum twojej w tej chwili mieści się w dwóch szufladach? Skorzystaj ze sprawdzonych rozwiązań na uporządkowanie i archiwizację dokumentów.

Teczka z gumką lub wiązana

To bardzo prosty i tani sposób na archiwizację dokumentów. Dla ułatwienia możesz każdą z teczech odpowiednio opisać.

Teczka multifunkcyjna

Jak archiwizować dokumenty w szufladzie? Z rewelacyjną teczką multifunkcyjną. Dzięki wewnętrznym przegrodom szybko odszukasz potrzebne dokumenty.

Skoroszyt zaciskowy lub z klipsem

Kolejnym pomysłem na archiwizację dokumentów w szufladzie jest skoroszyt zaciskowy lub z klipsem. Dzięki takiemu rozwiązaniu zyskujesz pewność, że dokumenty nie wysypią się ze skoroszytu np. podczas jego wyjmowania z szuflady.

Teczka skoroszytowa

Bardzo ciekawym rozwiązaniem jest także teczka skoroszytowa. To połączenie teczki i skoroszytu, do którego chcesz wpiąć dużą liczbę dokumentów.

Jak uporządkować dokumenty na biurku?

Związana z RODO zasada czystego biurka wymusza, aby po skończonym dniu pracy dokumentacja, na której znajdują się dane osobowe znalazła się pod kluczem. Zobacz, jak archiwizować dokumenty, aby nie zalegały po pracy na biurku.

Wizytownik

Wizytownik pozwoli na szybkie i łatwe uporządkowanie kontaktów. Musisz wykonać pilny telefon? Dzięki wizytownikowi błyskawicznie odszukasz potrzebne dane.

Sorter, czyli jak sprawnie archiwizować dokumenty

Faktem jest, że nierzadko łatwiej i szybciej włożyć do szafy cały sorter niż poszczególne pliki dokumentów. W trakcie dnia papiery żyją – trzeba mieć więc do nich łatwy dostęp. Wsuwane na bieżąco w sortery, pojemniki lub szufladki zyskują swoje miejsce. Jednocześnie nie trzeba tracić czasu na ich wyszukiwanie.

Producenci artykułów biurowych przygotowali dla nas różne wersje sorterów na biurko. Co oferuje sorter? Przede wszystkim wygodę. Dokumenty, kserokopie, notatki są na wyciągnięcie ręki. Potrafisz skupić się na pracy tylko wtedy, gdy na twoim biurku jest porządek? Sorter będzie jednym z twoich bardziej poukładanych współpracowników.

Jak archiwizować stare dokumenty?

Proponujemy pudło archiwizacyjne. Jeśli jesteś przekonany, że do jakiejś sprawy nie wrócisz przez długie lata, odłóż teczkę do pudła. W pudle zmieszczą się i segregatory. Bo to takie archiwum archiwum, wyższy poziom porządkowania. Pudła archiwizacyjne doskonale sprawdzają się w małych przedsiębiorstwach, które na rynku funkcjonują od lat. Ale nie tylko. Wypróbuj, jeśli masz wrażenie, że pewne rozdziały życia twojej firmy są już zamknięte.