Data publikacji:

Jak zweryfikować podpis elektroniczny?

Chociaż dopiero w ostatnim czasie coraz więcej osób zaczyna interesować się na serio możliwościami i zastosowaniem podpisu elektronicznego w codziennym życiu, teoretycznie funkcjonuje on w Polsce już od przeszło dwóch dekad. Przez lata był on jednak niszowym rozwiązaniem, z którego korzystały wyłącznie duże podmioty i urzędy. Dzięki rozwojowi technologii oraz wzrostowi świadomości z podpisem elektronicznym spotykamy się już dość często, zwłaszcza gdy prowadzimy firmę i dokonujemy różnego rodzaju transakcji biznesowych. W naturalny sposób pojawia się więc tutaj pytanie o to, jak zweryfikować podpis elektroniczny, a tym samym opatrzone nim dokumenty.
jak zweryfikować podpis elektroniczny

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny pozwala potwierdzić naszą tożsamość bez potrzeby dokonywania ręcznego uwierzytelniania każdego dokumentu. Ułatwia on znacząco życie, przyspieszając i automatyzując wiele procesów prawno-administracyjnych, pozwala też na kompletne zrezygnowanie z obiegu tradycyjnych papierowych umów czy rachunków i stosowania dodatkowych zabezpieczeń w systemach informatycznych.
Warto podkreślić, że rozróżniamy dwa rodzaje podpisów elektronicznych – zwykłe i kwalifikowane. Z tych pierwszych korzysta się wyłącznie do szyfrowania informacji i zawartości cyfrowych dokumentów lub plików. Podpis elektroniczny kwalifikowany ma natomiast taką samą wagę w oczach prawa, jak podpis ręczny. Oznacza to, że może on służyć do potwierdzania dowolnych dokumentów, które będą dzięki niemu traktowane jako wiążące, nawet jeżeli nie posiadają swojej fizycznej kopii. Elektroniczne sygnatury kwalifikowane są ważne na terytorium wszystkich państw członkowskich Unii Europejskiej.

Do czego może się przydać podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny kwalifikowany znajduje wiele zastosowań. Dzięki niemu zaakceptujemy deklaracje podatkowe, dokumenty ZUS lub sprawozdania finansowe dla KRS. Przyda się on również przy sporządzaniu wszystkich rodzajów umów, faktur, zleceń, dokumentacji przetargowej i medycznej, a także pism sądowych. Podpisem opatrzymy też wnioski patentowe i innego rodzaju pliki tekstowe w formacie PDF, notki lub nawet grafiki i zdjęcia.

Gdzie można uzyskać podpis elektroniczny kwalifikowany?

Podpis elektroniczny kwalifikowany w Polsce można uzyskać wyłącznie u jednej z certyfikowanych firm zajmujących się ich przygotowaniem i uwierzytelnianiem. Zamówienie sygnatury dokonamy w siedziby filmy lub online. W tym drugim przypadku procedura może być dość szybka. Dostawcy stosują bowiem wideoweryfikację osobistą, a więc rozmowę z reprezentantem firmy, pozwalającą potwierdzić tożsamość zleceniodawcy zamówienia. Czasem używa się też systemu poprzez certyfikat KIR i logowanie się do naszego systemu bankowości internetowej poprzez profil zaufany.
Cena podpisu wynosi od kilkudziesięciu do kilkuset złotych. Pamiętajmy jednak, by zawsze dokładnie zapoznać się z ofertą. Koszt podpisu jest bowiem uzależniony od okresu jego ważności. Zazwyczaj wybieramy tutaj samodzielnie czas według potrzeb naszych i firmy. Wyniesie on tu dosłownie od kilkunastu minut do nawet dwóch lub trzech lat. Co więcej, możemy ograniczyć także liczbę razy, jaką może być użyty, od kilku do kilkudziesięciu tysięcy lub kompletnie bez ograniczeń.
Podpis elektroniczny kwalifikowany oryginalnie otrzymywało się wraz ze specjalną kartą z zapisanym na niej podpisem. Używa się jej wraz z czytnikiem podłączonym do komputera z dedykowanym oprogramowaniem, które potwierdza prawdziwość zeskanowanych danych. Dzięki rozwojowi technologii szyfrowania danych dziś podpis można wykonać za pomocą kilku internetowych platform potwierdzających naszą tożsamość. Dzięki temu sygnaturę można zostawić, nawet korzystając wyłącznie z urządzenia mobilnego z systemem iOS lub Android.
Podpis elektroniczny zazwyczaj zapisuje się wraz z dokumentem w pliku PDF (jest on wówczas wizualizowany jako cyfrowy stempel) lub jako osobny załącznik XML z rozszerzeniem .xades, który dołączony jest do skanów, plików tekstowych itd.

Jak zweryfikować podpis elektroniczny i podpis elektroniczny kwalifikowany?

Jeżeli otrzymaliśmy dokument elektroniczny opatrzony kwalifikowanym podpisem, bardzo często chcemy zweryfikować jego prawdziwość. To krok zaradczy, który jest normą zwłaszcza w standardowych praktyka biznesowych. Na wszelki wypadek warto skorzystać z takiej możliwości, bowiem nie mieliśmy do niej dostępu w przypadku klasycznej papierowej dokumentacji.
Weryfikacji możemy dokonać samodzielnie i nie jest ona specjalnie skomplikowana. Uwaga! W rozprawach sądowych nie możemy przedstawiać własnej oceny prawdziwości podpisu elektronicznego. Sąd przyjmuje wyłącznie oficjalnie ekspertyzy certyfikowanych firm dystrybuujących sygnatury cyfrowe. Usługę tego typu można zamówić osobiście, telefonicznie lub na ich stronach internetowych. Podmioty te analizują pojedyncze pliki lub tysiące dokumentów naraz, wydając dla każdych z nich oficjalne oświadczenia o prawdziwości.
W dokumentach PDF weryfikacji podpisu elektronicznego kwalifikowanego dokonamy najszybciej w programie Adobe Acrobat Reader. Po otworzeniu pliku odnajdujemy pole podpisu i klikamy na nie przyciskiem myszki. Wtedy naszym oczom powinno ukazać się okienko z informacją o tym, czy podpis jest ważny, a także przez kogo został podpisany. Więcej informacji uzyskujemy, używając przycisku „Właściwości podpisu” – tu dostajemy informacje o czasie złożenia cyfrowej sygnatury, a także terminie jej aktywacji i daty wygaśnięcia.
Zdjęcie: Envato Elements